جدول۲-۱) شاخص اثربخشی و کارآئی (سلطانی، ۱۳۸۲)

اثربخشی

کارآئی

دسترسی به اهداف مورد نظر با سنجش آن ها

صرفه جویی در هزینه های سازمان

تعیین جایگاه درست و مناسب اهداف

صرفه جویی در وقت و منابع سازمان

میزان حل خلاّقانه مسائل فرآیندی

میزان حذف و ادغام فرآیندهای زاید کاری

میزان ایده های اجرا شده در سازمان

میزان ایده های ارائه شده

میزان پیشنهادات اجرا شده

میزان پیشنهادات ارائه شده

میزان تغییر در کیفیت و محتوای اهداف

فرایند گذاری درست و منطقی و استاندارد

میزان رقابت و خوشحال نمودن مشتریان

استفاده مطلوب از منابع موجود سازمان

ضریب شدّت حوادث سازمانی

ضریب تکرار حوادث سازمانی

بازده مورد انتظار به بازده واقعی در سازمان

داده مورد انتظار به داده واقعی در سازمان

۲-۱-۵)عوامل مؤثر در اثربخشی سازمانی

تحقیقات عوامل متعددی را که در اثربخشی سازمانی مؤثر هستند، نشان داده است که برخی مهّمترین عوامل به شرح زیر نام برده می شود: (دفت، ۱۳۹۰).

۱- گرایش استراتژیک

سازمان اثر بخش به مشتری توّجه زیادی می‌کند. به سرعت از خود واکنش نشان دهد. کانون توّجه یک سازمان موفق بسیار روشن و مشخص است. چنین سازمانی خوب می‌داند که آیا آینده نگر است یا حالت دفاعی به خود می‌گیرد. خوب می‌داند که باید موفق گردد و در این راه چه باید بکند یا بهترین عمل کدام است. به کارهایی می پردازد که از آن ها، درک و تخصّص بیشتری دارد .

۲- مدیریت عالی

بُعد دیگر سازمان اثر بخش در فرآیندها و روش های مدیریت نهفته است. سازمان‌های بسیار موفق از سه عامل که خاص مدیران است، استفاده می‌کنند. رهبران سازمان دارای رویا هستند، تعصّب به عمل درسازمان ها موج می زند ‌و تمرکز بر ارزش های اصلی است.

۳- طراحی سازمان

سازمان‌های موفق و اثر بخش از نظر طرح سازمانی دارای سه ویژگی هستند. آن ها دارای شکل ساده و کارکنان اندک می‌باشند. در آن ها تمرکز زدایی با هدف افزایش کارآفرینی صورت می‌گیرد.سخت گیری و ساده گیری به صورت همزمان اتفاق می افتد

۴- فرهنگ سازمانی

بعضی از محققان معتقدند که فرهنگ سازمانی مستقیماً بر اثربخشی آن تأثیر نمی گذارد، بلکه این تأثیرگذاری از طریق اصلاح رفتار اعضای سازمان صورت می‌گیرد (,۲۰۰۹ Zheng). سازمان‌های موفق می کوشند تا از انرژی و علاقه شدید کارکنان استفاده کنند. بدین منظور جوی آکنده از اعتماد به وجود می آورند. افزایش تولید و بهره وری را از مجرای کارکنان تقویت می نمایند و همواره دیدگاه های بلند مدت دارند (دفت ،۱۳۹۰).

همچنین افزایش اثربخشی را باید معلول ترکیبی از عوامل گوناگون دانست که در ادامه به شرح تعدادی از آن ها اشاره می شود (ابراهیمی نژاد و محی الدینی، ۱۳۸۸).

۱٫ بهبود کیفی عامل کار

• • کارکنان با به کارگرفتن نکاتی می‌توانند اثربخشی خود را بهبود بخشند.

• • • نگرش های مثبت کاری مانند غرور به کار و شوق برای پیشرفت مستمر.

  

• • کمک به همکاران در صورت لزوم و اجرای کارها به صورت گروهی

• • مشارکت در برنامه های بهبود اثربخشی

• • اجرای درست کارها از ابتدا

• حفظ سلامت جسمی.

۲٫اصلاح روابط مدیریت و کارکنان

ارائه اطلاعات دقیق درباره عملیات سازمانی موجب اعتماد و اطمینان کارکنان می‌گردد.برگزاری جلسات عادی یا ویژه برای رسیدگی به مشکلات کارکنان فرصت مناسبی است که کارکنان با مدیر احساس آشنایی و تفاهم بیشتری کنند و در نتیجه جو گرم و دوستان های برای کار گروهی سازمان ایجاد شود.

۳٫استفاده از نظرات و پیشنهادات کارکنان

برای بهبود اثربخشی، لازم است به تمامی کارکنان فرصت مشارکت در برنام ههای طراحی شده، داده شود؛ مدیر آن ها را تشویق کند که نظرات خود را برای اجرای بهتر کارها ارائه دهند.

۴٫ ره آورد فنّاوری

فناوری به کارکنان امکان می‌دهد تا با بهره گرفتن از عوامل موجود، کارایی و اثربخشی خود را بالا ببرند. فناوری همچنین موجب اثربخشی سیستم های مدیریتی کارآتر و پیشرفته تر درسازمان شده است. اقدامات زیر نیز در اثربخشی سازمان مؤثر می‌باشد.

• • کاهش اضافه کاری های غیر ضروری.

• • اتخاذ تدابیری برای کاهش غیبت و مرخصی های به ظاهر موجه.

• • طراحی صحیح مشاغل برای جلوگیری از اتلاف وقت کارکنان.

• • جلوگیری از ترک سازمان با مدیریت صحیح و برقراری روابط انسانی و اجتماعی سالم.

• • طراحی سیستم بهداشت و ایمنی اثربخش و نظارت دقیق بر آن.

• • آموزش مهارت های لازم به کارکنان.

• • استخدام شایسته ترین فرد ممکن برای هر شغل و در هر سطح.

• طراحی سیستمی برای پرداخت حقوق و مزایا.

۲-۱-۶)استراتژی های افزایش اثربخشی سازمانی

استراتژی های افزایش اثربخشی سازمانی بر طراحی فرآیندهایی تمرکز می‌کند که از حصول به اهداف و خَلق فرهنگی مثبت حمایت می‌کنند. نسخه واحدی را نمی توان برای طراحی استراتژی ها پیدا و تجویز نمود. برخی ازحوزه هایی را که برای استراتژی های افزایش اثربخشی سازمانی می توان مورد توّجه قرار داد به شرح ذیل قابل ذکرمی باشند هر چند بایستی اذعان داشت این فهرست ها کُلّی اند و بایستی مطابق با ارزیابی محیط های خاص سازمانی و نیازهای خاص آن ها به فهرست های جزئی و تفضّیلی تقسیم گردند.

۱) اهداف و استراتژی های تحقیق آن به روشنی تعریف شده باشد.

۲) یک سیستم ارزشی که بر عملکرد، بهره وری، کیفیت، خدمات مشتری، کار گروهی و انعطاف پذیری تأکید کند.

۳) اِعمال رهبری مقتدرانه از سوی کادر عالی سازمان.

۴) یک سیستم مدیریتی قدرتمند.

۵) یک نیروی کار منعّطف، ماهر، متعهد و با انگیزه.

۶) کار گروهی مؤثر در سراسر سازمان.

۷) فشار و تأکید مستمر برای ‌خلاقیت و رشد.

۸) توانایی پاسخ گویی سریع به فرصت ها و تهدیدها.

۹) توانایی مدیریت و در واقع فشار برای تغییر.

۱۰) یک پایه مالی مناسب و یک سیستم خوب برای مدیریت حسابداری و کنترل هزینه ها (آمسترانگ، ۱۳۸۱).

۲-۱-۷)سازمان‌های اثر بخش در شرایط عدم اطمینان محیطی

محیط ها بر اساس آنچه که ما آن را عدم اطمینان محیطی می نامیم، نسبت به هم متفاوت اند. برخی سازمان‌ها با محیط های نسبتاً ایستا مواجه اند و برخی دیگر با محیط های پویا روبه رو هستند. محیط های ایستا نسبت به محیط های پویا عدم اطمینان کمتری برای مدیران ایجاد می‌کند. چون عدم اطمینان محیطی تهدیدی بر علیه اثربخشی محسوب می‌گردد (رابینز، ۱۳۸۵). برخی توصیه هایی که سازمان‌ها می‌توانند در شرایط عدم اطمینان اثربخشی خود را حفظ و ارتقاء دهند به قرار ذیل قابل بیان می‌باشند: (اشرفی، ۱۳۸۱).