یکی از مزایای روش فوق این است که سازمان می‌تواند ضمن تطبیق مدارک هویتی به صورت آنلاین حین معامله نظارت داشته باشد ضمن آنکه با اطلاع از افراد ممنوع المعامله، محجور، ورشکسته و … مانع از معامله آنان و بروز مشکلات بعدی می‌شود البته برای این طرح مزایایی دیگری مانند کاهش هزینه های درون سازمانی، تسریع در معاملات شهروندان ضمن افزایش امنیت اسناد رسمی، کاهش تردد و کاهش بستر ارتکاب جرائم و تخلف‌های رایج حوزه اسناد و املاک مانند کاهبرداری و جعل نیز عنوان شده است. به عبارتی این طرح در بند مدت، موجب پیشگیری از بسیاری دعاوی حوزه ثبتی و کم شدن پرونده های ناشی از آن در محاکم قضایی، می‌شود برای شهروندان نیز همواره این امکان وجود خواهد داشت که از طریق سامانه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، اصالت و صحت اسناد رسمی در معامله‌های خود را، بررسی کنند.

برخی از کاربردهای ثبت آنی را می‌توان بدین صورت بیان نمود:

1. 1. عدم نیاز به مراجعه ارباب رجوع به اداره ثبت در خصوص استعلامات

1. 1. ارسال خلاصه معامله

1. 1. صرفه‌جویی در زمان و هزینه

1. 1. ارسال بند «ز» (بازداشتی یا عدم بازداشتی سند)

1. اتصال به اداره سیستم سازمان ثبت احوال جهت رؤیت مشخصات کامل شناسنامه‌ای متعاملین، استعلام در قید حیات بودن با نبودن شخص مالک و …

پیشنهادات

با توجه به جدید و به‌روز بودن موضوع مورد تحقیق، زمینه برای تحقیقات آتی در زمینه‌های مختلفی فراهم می‌باشد. برخی از موضوعات پیشنهادی برای محققان و دانشجویان که در آینده می‌توانند در زمینه ثبت الکترونیکی و اسناد الکترونیکی بر روی آن به تحقیق بپردازند در ذیل آورده می‌شود:

1. 1. امنیت ثبت الکترونیکی و اسناد الکترونیکی

1. 1. تأثیر ثبت الکترونیکی و اسناد الکترونیکی در فناوری نوین امنیت اطلاعات

1. 1. بررسی ماهوی ثبت الکترونیکی و تأثیر آن بر اسناد الکترونیکی

1. بررسی میزان تأثیر الکترونیکی کردن اسناد در رسیدن به اهداف دولت الکترونیک

ضمائم

پیوست ۱٫ دستورالعمل نحوه استفاده دفاتر اسناد رسمی از سامانه ثبت الکترونیک اسناد

در اجرای بند «و» ماده ۴۶، بند «ب» ماده ۴۸ و بند «م» ماده ۲۱۱ قانون برنامه پنج ساله پنجم توسعه جمهوری اسلامی ایران و بند ج ماده ۱۲ قانون ارتقاء سلامت نظام اداری و مقابله با فساد و نیز ماده ۳۷ قانون مدیریت خدمات کشوری، نحوه استفاده دفاتر اسناد رسمی از سامانه ثبت الکترونیک اسناد به شرح زیر اعلام شد:

ماده ۱

سردفتران اسناد رسمی مکلفند از تاریخ ۲۶/۶/۱۳۹۲ تنظیم و صدور کلیه اسناد رسمی و امور تبعی آن را مطابق این دستورالعمل از طریق سامانه ثبت الکترونیک اسناد به نشانی www.ssar.ir انجام دهند.

تبصره

منظور از امور تبعی تنظیم اسناد، اقداماتی نظیر فک رهن، فسخ سند، صدور اجرائیه، عزل وکیل و استعفای وکیل می‌باشد.

ماده ۲

سردفتر اسناد رسمی برای تنظیم و صدور سند رسمی، با ورود به سامانه ثبت الکترونیک اسناد نسبت به فراخوانی «فرم تنظیم سند» مورد نظر اقدام و اطلاعات لازم برای تنظیم سند و نیز اطلاعات پرداخت هزینه های مربوط را در سامانه وارد و پرینت سند تنظیمی را از سامانه دریافت می‌کند. همچنین پس از بررسی و انجام اصلاحات لازم و قطعیت مفاد سند، مراتب را عیناً در دفتر جاری دفترخانه درج و نسبت به اخذ شناسه یکتا و نسخه نهایی سند به تعداد مورد نیاز از سامانه اقدام خواهد نمود. سپس نسبت به درج شناسه یکتا در ستون ملاحظات دفتر و اخذ امضای اصحاب سند در دفتر و سند تنظیمی مطابق مقررات اقدام و پس از امضا و ممهور نمودن آن به مهر دفترخانه، نسخ اشخاص ذینفع را تحویل و نسخه‌ای از سند تنظیمی را به انضمام نسخ مقدماتی، در بایگانی نگهداری می‌کند.

تبصره

پس از اخذ شناسه یکتای سند، امکان ویرایش مندرجات سند در سامانه وجود نخواهد داشت و درج هر گونه اصلاحات و توضیحات فراتر از مطالب مندرج در سامانه در نسخ نهایی سند و دفتر، ممنوع می‌باشد.

ماده ۳

پرداخت هزینه های مربوط به تنظیم سند و یا امور تبعی تنظیم اسناد، کماکان و الزاماًً از طریق سامانه پرداخت الکترونیک وجوه (POS) انجام خواهد شد. سردفتر مکلف است اطلاعات پرداخت هزینه (شماره مرجع کارت خوان) را با دقت و به صورت صحیح در سامانه ثبت نماید.

تبصره

پس از انجام تمهیدات فنی لازم از سوی بانک ملی ایران، پرداخت هزینه ها به صورت مستقیم از طریق سامانه ثبت الکترونیک اسناد انجام خواهد شد.

ماده ۴

پس از امضای سند و دفتر از طرف اصحاب سند و سردفتر و دفتریار، سردفتر مکلف است با بهره گرفتن از امضای الکترونیک خود و کلید «تأیید نهایی و امضای الکترونیک سند»، نهایی شدن ثبت سند را در سامانه درج نماید.

تبصره ۱

در صورتی که برخی از اصحاب سند نسبت به امضای دفتر و سند اقدام و برخی به هر علتی از امضا خودداری ورزند، چنانچه سند نسبت به بعضی بی اثر و نسبت به بعضی دیگر ایجاد تعهد نماید، سردفتر مکلف است با بهره گرفتن از کلید «تأیید نهایی و امضای الکترونیک سند» ضمن اعلام نهایی شدن ثبت سند، توضیحات لازم را در سامانه درج نماید.

تبصره ۲

در صورتی که دفتر و سند به امضای هیچ یک از اصحاب سند نرسد یا علی رغم امضای برخی، سند فاقد آثار حقوقی و تعهد باشد، سردفتر مکلف است با بهره گرفتن از کلید «بی‌اثر کردن سند» مراتب را در سامانه درج نماید.

ماده ۵

هر یک از اسناد صادر شده از طریق این سامانه، علاوه بر شناسه یکتا (اختصاصی) دارای یک رمز تصدیق است که در صدر برگه سند نهایی چاپ می‌شود. دفاتر اسناد رسمی و اشخاص ذینفع می‌توانند برای کنترل اصالت اسناد، شناسه یکتا و رمز تصدیق سند را در سامانه ثبت الکترونیک اسناد به نشانی www.ssar.ir و یا پورتال سازمان به نشانی www.ssaa.ir، وارد و اطلاعات مرتبط با سند (شامل شماره و محل دفترخانه صادرکننده سند، اصحاب سند، نوع سند، شماره ثبت و تاریخ سند صادر شده) را رویت نمایند.

تبصره

چنانچه سردفتر، نهایی شدن ثبت سند را در سامانه درج ننماید، امکان بررسی اصالت سند مذکور از طریق سامانه ثبت الکترونیک اسناد و یا پورتال سازمان، وجود نخواهد داشت.

ماده ۶

دفاتر اسناد رسمی از تاریخ ۲۶/۶/۱۳۹۲ مجاز به تنظیم سند رسمی بر روی اوراق پیشین دریافت شده از سامانه نیستند. چنانچه قبلاً اوراقی از سامانه جهت تنظیم اسناد دریافت و اقدامات مقدماتی تنظیم سند انجام شده لیکن سند تنظیمی به امضای اصحاب سند نرسیده باشد، باید اوراق مذکور را از طریق سامانه باطل نماید. در صورتی که این اقدامات، در دفتر جاری دفترخانه، درج گردیده، نسبت به ابطال اقدامات در دفتر اقدام و سند مورد تقاضای متعاقدین را مطابق مقررات جدید، در سامانه ثبت الکترونیک اسناد، تنظیم و تحویل نمایند.

تبصره ۱