مهم است که خود را برای میزان ساعاتی که کار می کنید از خود بپرسید که با سرعتی که کار می کنید می توانید ادامه دهید.خود را با تعداد ساعات زیاد کار خسته نکنید.مدیریت مؤثر زمان باید این امکان را فراهم آورد که بتوانید کارهای مورد نیاز را انجام دهید بدون اینکه نیاز باشد تعداد ساعات زیادی را در دوره زمانی بزرگتر مشغول باشید.

مدیریت زمان شخصی یا استفاده از زمان شخصی :

استفاده از زمان شخصی بخش قابل ملاحظه ای از زمان روزانه را صرف می‌کند.مهارت های مدیریت زمان شخصی در عمل دارای اشکالاتی هستند.اولویت بندی اهداف شخصی می‌تواند خیلی مشکی باشد زیرا باید نسبت به فعالیت های اولویت دار ، در دسته دوم از اهمیت قرار گیرند.این بخش به شما کمک می‌کند که اهداف شخصی خود را اولویت بندی کنید به طوری که در برنامه شما قرار گیرند.شما فقط روش «فقط بگو نه» را یاد می گیرید که شما را در سبک کردن زمان بندی کمک می‌کند.این بخش همچنین چگونگی ایجاد وقت برای فرزندان و دیگر افراد مهم برای شما را مورد بررسی قرار می‌دهد. (اینترنت)

الف) فقط بگو «نه» :

در زندگی شخصی خود معمولاً با گفتن کلمه (نه) مشکل داریم.این موضوع موجب بیشتر تناقضات در وقت ما می شود.به خاطر اکراه طبیعی در گفتن نه ،‌اغلب احساس تعهد نسبت به دوستان و خانواده خود داریم.آموزش به خود در استفاده از ابزار ارزشمند نه گفتن در تشخیص اهمیت اولویت های شخصی ضروری است.چندین روش برای نه گفتن به صورت غیر مستقیم وجود دارد به طوری که دوستان و خانواده خود را نرنجایند.یک ذهن خلّاق معمولاً قادر خواهد بود از شرایطی که با اولویت موجود وی تناقض دارند خلاصی یابد.اما غدر و بهانه همیشه ضروری نیست.

اشکالی ندارد که با افراد روراست بود و واقعیت را گفت.به افرادی که تقاضای اختصاص وقت را از شما دارند بگویید که شما مسئولیت هایی به عهده دارید که امکان برآوردن تقاضای آن ها را فراهم نمی آورد.شما متعجب خواهید شد که می بینید که به چه سادگی روش مستقیم پذیرفته می شود.

ب) اهداف شخصی :

هدفگذاری کنید.

وقتی بتوانید به صورت مؤثرتر (نه) بگویید،وقت بیشتری برای تخصیص در دستیابی به اهداف شخصی خود دارید.اهداف،حوزه خیلی مهمی از استفاده از زمان شخصی هستند.

اهداف به ما کمک می‌کنند که از طریق ایجاد کار برای ما و اجازه تمرکز بر ‌تلاش‌هایمان ، زندگی خود را سازماندهی کنیم.هنگام هدفگذاری خیلی مهم است آن ها را واقعی و قابل دستیابی تعریف کنیم.با تنظیم اهداف از پیش ، به خود اجازه می دهید که یک مسیر استراتژیک به سمت دستیابی به اهداف را برنامه ریزی کنید.

اهدافی تعریف کنید که به سادگی قابل دستیابی باشند.وقتی به اهداف تعریف شده رسیدید ، برای هدفی که مشکل تر است اقدام کنید.این فرایند را ادامه دهید تا اینجا که احساس کنید که اهداف شما نه آسان و نه دور از دسترس هستند.این فرایند کند است اما به شما کمک می‌کند که یاد بگیرید چگونه به صورت موفقیت آمیز به اهداف خود دست یابید.نباید انتظار داشته باشید که تمام انتظاراتتان یک شبه برآورده شوند چرا که یک فرایند تدریجی است. (غلامرضا خاکی ۱۳۷۸)

اهداف خود را اولویت بندی کنید:

وقتی اهداف خود را تنظیم کردید ، باید آن ها را اولویت بندی کنید.وقت گذاشتن و اولویت بندی اهداف در مدیریت زمان شخصی مؤثر حیاتی است.خیلی از ما از این مرحله می پریم اگرچه دوباره مجبور می‌شویم که برگردیم.اهداف را به صورت روشن تعریف کنید و مشخص کنید که آن ها چه هستند و چه اهمیتی دارند.اهدافی که اهمیت کم دارند می‌توانند به تعویق ‌بیفتند.اجازه دهید اقلامی که به توجه بیشتر نیاز دارند ابتدا انجام شوند.شما می توانید یک فهرست از کارهایی که باید انجام دهید،تهیه کنید و به هر یک اقلام به نسبت اهمیت عادی اختصاص دهید یا اینکه فهرستی از اهداف اولویت بندی تهیه کنید.پیتر دراکر می‌گوید که «انجام دادن کارهای درست مهمتر از انجام درست کا‌رها است».

اقتصاددان ایتالیایی،ویلفردوپارتو،قانونی در اولویت بندی دارد.قانون پارتو می‌گوید که تقریباً ۸۰ درصد نتیجه مورد نظر از بیست درصد تلاش هایی حاصل می شود که انجام می‌دهیم.برای اینکه کارهای خود را به صورت مؤثر اولویت بندی کنید،باید بیست درصد مهم را اجرا کنید.وقتی کارهای مهم تعیین شدند شما می توانید بر اقداماتی تمرکز کنید که بیشترین نتیجه مورد نظر را حاصل می‌کنند. (غلامرضا خاکی ۱۳۷۸)

مدیریت میزکار :

مهمترین وجه استفاده از زمان شخصی که مورد بحث قرار می‌گیرد مدیریت دفتری شخصی است.میزکار مهمترین چیزی است که همواره باید روزآمد نگاه داشته شود.برای موفق بودن،این موضوع باید جزو اولویت های بالای شما قرار گیرد.بدین منظور ابتدا باید میز خود را سازماندهی کنید.با داشتن یک میز مرتب و تمیز شما می توانید بهتر کارهای انجام شده را پیدا کنید.وقتی کاغذهای شما مرتب شده باشند می توانید کارهای مربوط به آن ها را به بخش های کوچکتر تقسیم کرده و جداگانه هریک را انجام دهید.

روشی که اتاق کار خود را بر اساس نیازها ترتیب می دهید کلید خبره شدن در انجام کارهایتان است.حتی اگر نیازهای شما در پایین ترین حد لازم باشند اقلام خاصی وجود دارند که به موقعیت شما کمک می‌کنند.اول باید بدانید که به چه مقدار فضا برای بایگانی و ذخیره احتیاج دارید. (غلامرضا خاکی ۱۳۷۸)

مدیریت زمان و کسب وکار:

محیط کسب وکار امروز را می توان با رقابت شدید و سخت آن توصیف کرد.در هر ثانیه از روز اختراعات جدیدی صورت می پذیرد و روش های سنّتی ، طول عمر ‌کوتاه‌تری پیدا می‌کنند.خبر تازه امروز،یک خبر قدیمی در فردا محسوب می شود.و کسانی که با تغییرات پیش نروند عقب خواهند ماند.شما باید از تمام منابع موجود خود استفاده کنید تا با زمان پیش روید.بزرگترین مانع موفقیت در این بازار ، زمان است.با ساعات نامحدود روزانه می توانستیم سرعت کار را به اندازه رضایت بخش پایین بیاوریم.متأسفانه زمان چیزی است که بشر نمی تواند آن را کنترل کند.به خاطر این شرایط غیر قابل کنترل،باید با زمان کار کنیم.درک محدودیت های حاصل از زمان و منافع مدیریت زمان کمک می‌کند با زمان کار کنیم نه اینکه در مقابل آن قرار گیریم.

روشی که شما زمان خود را استفاده می کنید تعیین کننده موفقیت شما است.با این حال،فلسفه مدیریت زمان از فردی به فرد دیگر متفاوت است و مدیریت زمان و استفاده بهینه از زمان برای شما باید به گونه ای باشد که با کار شما مطابقت داشته باشد. (غلامرضا خاکی ۱۳۷۸)

مدیریت زمان کار:

رهنمودهای کلی که قبلاً گفته شد می‌تواند در محل کار به کار روند.این رهنمودها مواردی شامل تحلیل روش گذراندن وقت،اولویت بندی فعالیت ها و برنامه ریزی است.

کار درست را در زمان درست انجام دهید:

حتی با مدیریت مؤثر زمان هم در خواهید یافت که همیشه نمی توان هر کاری را سر وقت انجام داد.اما کارهایی وجود دارند که باید سروقت انجام شوند و کارهایی هستند که می توان به تأخیر انداخت.بر اساس رهنمودهای عمومی استفاده بهینه از زمان یک فهرست اولویت بندی شده از کارها باید تهیه کنید.در سراسر روز کارهایی از فهرست را انجام دهید که بیشترین اولویت را دارند.این کارها خیلی ساده است و به یک متدولوژی خاص نیاز ندارد در حالی که خیلی از ما کار درست را در زمان درست انجام نمی دهیم.انجام کارها ‌بر اساس اولویت کمک می‌کند که کارها را خوب مدیریت کنید.

قبل از ترک دفتر کار فهرست کارهای فردا را مرور کنید؟