به جای آنکه به مدیریت منابع انسانی و امور کارکنان به صورت مجموعه وظایف جداگانه که هر یک مجموعه ای از فعالیت های خاص خود را در بر دارد ، بنگریم بهتر آن است که آن ها را در روابطی منظومه ای با یکدیگر در نظر بگیریم . بدین معنی که هر وظیفه را یک داحد به شمار آوریم که به ضرورت به هم پیوسته اند تا به تامین چهار هدف عمده مدیریت امور کارکنان و منابع انسانی کار ساز یاری دهند :

۱٫ جلب کردن کارجویان شایسته

۲٫ نگهداری کارکنان مطلوب

۳٫ ایجاد انگیزه برای کارکنان

۴٫ یاری دادن به کارکنان برای رشد ، بالندگی و شکوفا یی استعداد هایشان( طوسی و صائبی ، ۱۳۸۱ : ۳۴ )

تعیین فعالیت های مدیران منابع انسانی کاری بسیار مشکل می‌باشد ، زیرا درسازمان های متفاوت حیطه مسئولیت مدیران منابع انسانی بسیار تغییر می‌کند و در نتیجه فعالیت ها هم بسیار متفاوت است . حتی در کشور های صنعتی هنوز سازمان هایی وجود دارند که مدیران منابع انسانی آن ها در واقع همان مسئولان اداری سال های گذشته اشت و فعالیت آن ها بسیار متفاوت تر از آن چیزی است که باید باشد در ایران این امر کمی پر رنگ تر از کشور های صنعتی می‌باشد ، حتی در بعضی از سازمان های بزرگ ایران ( بیش از ۵۰۰ کارمند ) مدیر منابع انسانی در چارت سازمانی جایگاه مهمی دارد ، اما در عمل قدرتی ندارد و همان فعالیت های مسئولین اداری را انجام می‌دهد ( شریفیان ، ۱۳۸۶: ۴۳ )

۲-۱-۲۰-نقش های مدیریت منابع انسانی

در هر سازمان ، برای مدیریت امور کارکنان و منابع انسانی چندین نقش وجود دارد . این مدیریت هر چه نقش های بیشتری را بر عهده گیرد ، این احتمال که در زمینه هایی به قرار زیر کامیاب شود ، بیشتر می شود :

۱) بهبود بخشیدن به بهره وری سازمان

۲) پیروی از همه قوانین و مقررات لازم برای بهره گرفتن درست از منابع انسانی

۳) بالا بردن کیفیت زندگی کارکنان در سازمان( طوسی ، صائبی ، ۱۳۸۱ : ۴۱ )

منظور از نقش در واقع رفتار های قابل انتساب به یک پست یا شغل می‌باشد تعداد نقش هایی که مدیریت اداره امور کارکنان ایفا می‌کند ، با توجه به اندازه سازمان ، ضرورت وظایفی که بر عهده دارد ، حدود اختیار و مسئولیتی که ‌به این دسته از مدیران واگذار می‌گردد متفاوت است که عبارتند از :۱٫ مشاور ۲٫ پشتیبانی کننده ۳٫ تدوین کننده خط مشی۴٫ خلاق بودن ۵٫ میانجی۶٫ ناظر۷٫ حل کننده مسئله۸٫ متخصص در مقابل کلی دان( سید جوادین ، ۱۳۸۵ : ۲۴ – ۲۱ )

نقش ها به معیارهای رفتاری معین مورد نیاز هر شغل اطلاق می‌گردد . این رفتارها کم و بیش از شاغلان مشاغل انتظار می رود . نقش های مدیریت منابع انسانی با توجه به گستره سازمان (اندازه- محدوده اختیارات و مسئولیت‌ها ) متعدد می‌باشد که عبارتند از :

۱- مشاور: به ‌عنوان دارنده دانش تخصصی در حوزه مدیریت منابع انسانی ، به ایفای نقش مشاوره در زمینه منابع انسانی به مدیران و کارکنان می پردازد . این نقش بایستی با زیرکی و توانمندی و احاطه صورت گیرد .

۲- پشتیبانی کننده: ارائه خدمات به واحدهای عملیاتی همچون تغذیه، خدمات درمان و . . . واحدهای عملیاتی فاقد منابع ، زمان و . . . برای انجام این خدمات هستند و ضرورتاً بایستی به تحقق مأموریت‌ اصلی سازمان بپردازند . از طرفی دیگر انجام این خدمات فرصت نفوذ و تاثیر گذاری مدیریت منابع انسانی بر واحدهای عملیاتی را ایجاد می کند .

۳- تدوین کننده خط مشی : مدیریت منابع انسانی در فرایند خط مشی گذاری و تدوین استراتژی ها به ‌عنوان تنظیم کننده پیش نویس سیاست‌ها و عضویت در کمیته تدوین راهبرد ایفای نقش نموده و با ارائه مشاوره به مدیران دیگر و تصویب برنامه ها مؤثر می‌باشد .

۴-خلاق بودن: به ‌عنوان یک نقش پویا در مدیریت منابع انسانی ، بایستی نسبت به بروز خلاقیت لازم در زمینه بهبود روش‌ها و فرآیندهای کاری مرتبط اقدام نماید.روش های مبتکرانه ای که بتواند بازدهی و بهره وری کیفیت زندگی کارکنان را بهبود و ارتقاء دهد و در عین حال پاسخگوی قا نون در شرایط بحرانی، ا بهام ورقا بت سازمان باشد .

۵- میا نجی: سازمان محل تعامل کارکنان متعدد با سلیقه ها و دیدگاه های مختلف است . مدیرمنابع انسانی به دلیل جایگاه رسمی و وظیفه ای که دارا است ، تاثیر غیر رسمی و روانی آن به صورت پذیرش در بین کارکنان جلوه می کند.این امر کمک خواهد کرد که او به عنوان یک میانجی و ریش سفید اقدام نموده و موجب کا هش تضاد و اختلاف در بین کارکنان شود .

۶- ناظر : وقتی که شکایت از سازمان با نقض مقررات قانونی مرتبط می شود ، ضروری است که نقش تحقیقی و نظارتی مدیریت منابع انسانی مطرح گردد ، حوزه نظارتی آن عبارت است از :

۶-۱-اقدام مثبت: در این نقش (بطورمثال)مدیر منابع انسانی باید نظارت کند که آیااهداف فرصت استخدامی برابر، برای همه برآورده شده است یا خیر؟ آیا عواملی همچون جنسیت ، نژاد، فرهنگ ، باند بازی ، خویشاوندی و… موجب نایده گرفتن شرایط احراز و صلاحیت افراد داوطلب استخدام، انتصا بات و ترفیعات شده است یا خیر؟

۶-۲-بهداشت و ایمنی : نقش دیده بان اجرای مقررات در این زمینه برای تحقق فضای کاری مطمئن را ایفاد نماید .

۶-۳- آزمون استخدامی : نظارت بر اینکه آیا معیار به کارگیری آزمون برای ایجاد فرصت برابر رعایت گردیده است یا خیر؟

۶-۴-آموزش : ارزشیابی واثر بخشی آموزشی با توجه به شاخص های علمی از نقش های نظارتی مدیریت منابع انسانی است .

۶-۵-برنامه ریزی وضعیت خدمتی :کسب اطمینان از اینکه افرادی که دارای تجربه مفیدی در سازمان هستند در یک طراحی مناسب ارتقاء یا بند و درجه مشارکت آن ها در تحقق اهداف سازمان افزایش یا بد.

۷- حل کننده مسئله : به دلیل پیچیدگی انسان ، بهترین راه جهت حل مسائل نیروی انسانی وجود نداردیا احراز آن سخت است. از این جهت مدیر منابع انسانی با توجه به مهارت و دانش خود باید شیوه ها و فنونی را متناسب با شرایط بکارگیرد(جابری،۱۳۸۸ : ۱۲ ) .

۲-۱-۲۱سیستم اطلاعات منابع انسانی^[۲۱] :

در واحد مدیریت منابع انسانی از اطلاعات منابع انسانی جهت بهسازی نیروی انسانی، آموزش، ارزشیابی، برنامه ریزی و سایر امور اداری مرتبط با سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. در یک “سیستم اطلاعات منابع انسانی” اطلاعات زیر را در بر خواهد گرفت :

* اطلاعات شخصی افراد * وضعیت تحصیلی و علمی و مهارتی * سوابق حرفه ای و شغلی * نتایج مصاحبه های استخدامی اولیه * پرداخت ها، حقوق و مسائل مالی* اطلاعات بهداشتی، سلامتی و پزشکی * شکایات * حضور و غیاب * نتایج ارزشیابی عملکرد کارکنان * تاریخچه پرسنلی * اطلاعات ضروری دیگر* اطلاعات شغلی، شرح شغل، مشخصات شغلی و شرح وظایف.

در بعضی سازمان‌ها با توجه به خدمات و تولیدات نیاز به اطلاعات دیگری می‌باشد که در این مجموعه گنجانده می شود. اگر بخواهیم تعریفی را برای “سیستم اطلاعات منابع انسانی” داشته باشیم می‌توانیم بگوییم :

“یک سیستم اطلاعات برای جمع‌ آوری، ذخیره، نگهداری، بازیابی داده های مورد نیاز یک سازمان از کارکنانش و هم چنین برای کمک به برنامه ریزی، امور اداری، تصمیم گیری و کنترل فعالیت های مدیریت منابع انسانی.”