• • ماهیت و محتوای اطلاعات و دانش سازمانی: دانش رسمی مبتنی بر جملات بایدی و الزامات قانونی است، در حالی که دانش غیررسمی، مبتنی بر مفروضات، استنباط‌ها، استدلال‌ها، ایده ها، دیدگاه‌ها و عقلانیت نهفته در پس تصمیمات می‌باشد.

  

• • روش تهیه و تنظیم دانش سازمانی: دانش رسمی، بر اساس قوانین و مقررات، با توجه به شرح وظایف ‌تهیه کننده یا دستور مافوق تهیه می‌شود، اما دانش غیررسمی، بر اساس استراتژی‌های مدیریت دانش در سازمان، از طریق مصاحبه های عمیق با تصمیم‌گیرندگان، انجام مورد پژوهش و سایر روش‌های ثبت و تحقیق مناسب تهیه می‌گردد.

• • • هدف: هدف از خلق دانش رسمی، ثبت و نگهداری اطلاعات ضروری برای نیازهای آتی است، اما هدف از ایجاد دانش غیررسمی، ثبت و نگهداری دانش سازمانی به­منظور تحلیل، ارزیابی، توسعه و ترویج آن در سازمان و تقویت یادگیری سازمانی است.

  

• • شکل و ساختار: دانش رسمی در قالب گزارش، دستورجلسه، آیین‌نامه و برنامه ها ارائه می‌شود، اما دانش غیررسمی به شکل سیستم‌های دانش‌محور، سیستم اطلاعات مسئله‌محور، تجزیه ‌و‌ تحلیل صورت‌جلسات و نامه‌های اداری و سایر الگوهای مسئله‌محور یا موردمحور ارائه می‌گردد.

• • ضرورت و اهمیت: در اغلب موارد تداوم فعالیت‌های جاری سازمان در گرو تهیه و تنظیم دانش رسمی است. ضرورت دانش غیررسمی در حفظ، توسعه و انتشار دانش سازمانی و استفاده از آن به عنوان مزیت رقابتی است.

• دامنه استفاده‌ کنندگان از دانش سازمانی: دامنه استفاده‌ کنندگان از دانش رسمی، نسبتاً محدود است اما همه‌ افراد سازمان و در مواردی پژوهش‌گران مدیریت از دانش غیررسمی استفاده می‌کنند.

۲-۲-۳-۴- تقسیم‌بندی دانش بر مبنای سلسله‌مراتب کارکردی آن

علاوه بر تقسیم‌بندی فوق، دانش می‌تواند بر اساس کارکردهایی که دارد تقسیم‌بندی شود. دانش می‌تواند کارکرد توصیفی^[۳۶] داشته باشد و به بیان چه‌چیزی یک پدیده بپردازد، یا می‌تواند کارکرد فرآیندی^[۳۷] داشته باشد و چگونگی انجام واقعه‌ای را توصیف کند. همچنین دانش می‌تواند کارکرد علت– معلولی داشته باشد و چرایی وقوع یک پدیده را تبیین سازد. این تقسیم ­بندی توسط کوئین^[۳۸] و همکارانش ‌در مورد دانش حرفه‌ای یک سازمان به کار گرفته شده است که دانش حرفه‌ای در یک سازمـان را به­ترتیب صعودی اهمیت و در چهار سطح کارکردی تعریف کرده‌اند(کوئین و همکاران، ۱۹۹۶).

1. 1. دانش درک یا دانستن چه‌چیزی^[۳۹](دانش روشی): این سطح از دانش حرفه‌ای که از طریق آموزش رسمــی به دست می‌آید، برای سازمان ضروری است، لیکن برای موفقیت تجاری کافی نیست.

1. 1. مهارت پیشرفته یا دانستن چگونـــــــگی‌ها^[۴۰]: این سطح از دانش حرفه­ای را می‌توان تبدیل آموخته‌های کتابی به اجرای اثربخش و توانایی به‌کارگیری اصول علمی یک رشته در دنیای پیچیده واقعی دانست. این سطح از دانش حرفه­ای برای سازمان ارزش افزوده‌ زیادی به­دنبال می‌آورد.

1. 1. فهم سیستم‌ها یا دانستن چراها^[۴۱] (دانش علی): این سطح از دانش حرفه­ای را می‌توان دانش عمیق از چگونگی و روابط علت- معلولی یک رشته علمی دانست. این دانش به افراد حرفه‌ای اجازه می‌دهد تا از سطح اجرای وظایف فراتر روند و به حل مسایل وسیع‌تر و پیچیده‌تر بپردازند و ارزشی فوق‌العاده برای سازمان‌ها ایجاد کنند.

1. خلاقیت خودانگیخته یا توجه به چراها^[۴۲]: این سطح دانش حرفه­ای شامل انگیزه، اشتیـاق و تطبیـق برای دست‌یابی به موفقیـت می‌باشد. گروه‌هایی که این خصوصیت را دارند در مقایسه با گروه‌های دارای سرمایه‌ فیزیکی نتایج بهتری را کسب می‌کنند. بدون این خصوصیت، دانش حرفه‌ای سازمان ممکن است دچار رخوت شود و از تغییر و بهبود در جهت تطابق با الزامات محیط پیرامونی بازماند.

کوئین و همکارانش اظهار می‌دارند که سه سطح اول دانش حرفه‌ای می‌تواند در سیستم‌های سازمان، پایگاه‌های داده یا فناوری‌های عملیاتی موجود باشد؛ اما سطح چهارم مرتبط با فرهنگ سازمانی است. آن‌ ها همچنین خاطرنشان می‌کنند که اکثر سازمان‌ها، تمرکز آموزشی خود را روی سطح اول می‌گذارند و کمتر به سطوح بالاتر می‌پردازند.

۲-۲-۳-۵- تقسیم‌بندی معرفت‌شناختی دانش

برخی از محققـان علوم انسانی به ارائه‌ دسته‌بندی‌های دیگری از دانش پرداخته‌اند که مبتنی بر معرفت‌شناسی هستند. هرون^[۴۳] از افراد پرکار در این زمینه است که تألیفات متعددی را درباره‌ توسعه‌ حرفه‌ای و مدیریتی داشته است. از نظر وی، دانش را می‌توان به چهار نوع تقسیم کرد(هرون و ریزن^[۴۴]، ۲۰۰۱).

1. 1. دانش تجربی که از تماس و برخورد مستقیم بـــا پدیده‌ها حاصل می‌شود؛

1. 1. دانش توصیف کننده که برآمده از دانش تجربی است و پدیده‌ها را از طریق تصاویر، شعر، داستان، موسیقی و … توصیف می‌کند؛

1. 1. دانش پیشنهاد ‌دهنده که توانایی آن را دارد تا پدیده‌ها را با گـــــزاره‌هایی اخباری بیان کند؛

1. دانش کارکردی که فهم چگونگی انجام دادن عمل است و در قالب مهارت‌هـا و صلاحیت‌ها خود را نشان می‌دهد.

۲-۲-۴- خصوصیات و ویژگی‌های دانش

در هر سازمان، دانش از تمام منابع موجود از قبیل کارکنان، سیستم‌ها، بانک‌های اطلاعاتی، مستندات روی میزها و پرونده های بایگانی جمع‌ آوری می‌شود. تمام دانش جمع‌ آوری شده در ساختارهای مناسبی دسته‌بندی می‌شوند. این دانش به­سرعت و از راه‌های مختلف بین آن‌هایی که در سازمان به آن نیاز دارند قابل توزیع است. دانش مناسب و صحیح نزد افراد یا سیستم مناسب و در زمان مناسب قرار می‌گیرد(نوروزیان، ۱۳۸۴). در ادامه، به برخی از وی‍ژگی‌های متمایز دانش در مقایسه با سایر دارایی‌های سازمان اشاره شده است(توبن و همکاران^[۴۵]، ۲۰۰۵):

• • گستردگی، نفوذ و نیاز به به‌روز شدن^[۴۶]: همان طور که دانش رشد می‌کند به شاخه‌های متعددی نیز تقسیم می‌گردد. دانش امری پویا است و برای آن‌که به عنوان مزیت رقابتی سازمان باقی بماند باید به‌روز شود.

• • ارزش نامشخص^[۴۷]: تخمین و برآورد اثر دانش بر سازمان سخت و ناملموس است.

• • ارزش نامعلوم تسهیم دانش^[۴۸]: یافتن ارزش تسهیم دانش و حتی این‌که چه کسی بیشتر از این تسهیم سود می‌برد سخت و مشکل است.

• وابسته به زمان بودن^[۴۹]: مطلوبیت و روایی دانش ممکن است در طول زمان تغییر کند. از ویژگی‌های مهم دانش، فناپذیری و متغیر بودن آن است.

به دلیل اهمیتی که دانش در سازمان برای کسب مزیت رقابتی دارد، منبعی استراتژیک محسوب می‌شود(احمدی و صالحی، ۱۳۹۰). ویژگی‌هایی که باعث می‌شود تا دانش، عنصری استراتژیک برای سازمان به حساب آید عبارتند از(امیرخانی، ۱۳۸۴):

1. 1. غیرقابل تقلید: هر فردی در سازمان، بر مبنای تفسیر شخصی خود از اطلاعات، در دانش سهم دارد. علاوه بر این، دانش سازمانی، روی تاریخچه منحصربه‌فرد تجربیات و تخصص جمعی سازمان بنا می‌شود. در نتیجه، هیچ دو سازمان یا گروهی یافت نمی‌شوند که طرز فکر یا کارکردشان یکسان باشد.